정보공개 거부처분 취소청구

1. 사건개요 청구인이 2009. 12. 6. 피청구인에게 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회에서 논의 당시 회의자료에 실린 의학적 근거자료(교과서, 임상연구논문 및 ●●학회의견 등) 및 회의내용(이하 “이 사건 정보”라 한다)을 공개하여 줄 것을 청구하자, 피청구인은 2009. 12. 14. 청구인이 공개 요청한 이 사건 정보에 대해 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회에서 심의 당시 한 자료 목록은 공개하고 ① 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회 의사결정과정에 제공된 회의관련 자료(이 사건 정보 ①) 및 ② 의사결정과정이 기록된 회의록(이 사건 정보 ②)은 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 “정보공개법”이라 한다) 제9조제1항제5호에 따른 비공개대상정보에 해당된다는 이유로 비공개하기로 결정하고 이를 청구인에게 통보(이하 “이 사건 처분”이라 한다)하였다. 2. 청구인 주장 청구인은 요양기관을 운영하는 의사로서 ○○○○ 감마 주사제라는 약제에 대하여 피청구인이 고시한 심사기준이 애매모호하다는 이유로 관련 이 기준을 제정·고시할 당시의 진료심사평가위원회의 회의내용 등을 정보공개 요청하자 피청구인이 이 사건 정보를 정보공개법 제9조제1항제5호에 따른 비공대 대상정보에 해당한다는 이유로 비공개 결정하였는데, 환자의 건강에 영향을 미치는 중요한 규정일 뿐만 아니라 진료행위에 대한 요양급여 삭감 또는 환수처분의 근거가 되는 중요한 규정인 약제의 보험규정과 관련된 이 사건 정보는 공개되어야 한다. 3. 피청구인 주장 이 사건 정보 중 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회에서 논의 당시 회의자료에 실린 의학적 근거자료(교과서, 임상연구논문 및 ●●학회의견 등) 및 회의내용 관련하여 심의당시 참고한 관련 문헌 등은 기공개하였고, 그 외의 정보 중 심사관련철은 3년간 보존하도록 되어 있는 피청구인의 「사무관리규정」에 근거하여 문서보존기한(3년)이 경과하여 해당 문서를 폐기하였으므로 회의관련 자료는 존재하지 아니한다. 4. 관계법령 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제2조, 제3조, 제9조 행정심판법 제9조제1항 5. 인정사실 청구인과 피청구인이 제출한 사실확인서 요청과 관련한 회신(정보결정통지서), 행정심판청구서, 답변서 등 각 사본의 기재내용을 종합해 보면, 다음과 같은 사실을 인정할 수 있다. 가. 청구인은 2009. 12. 6. 면담시 피청구인에게 이 사건 정보를 공개하여 줄 것을 청구하자, 피청구인은 2009. 12. 14. 청구인이 공개 청구한 정보 중 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회에서 논의 당시 회의자료에 실린 의학적 근거자료 중 교과서, 임상연구논문은 심의당시 한 자료목록이라는 형태로 공개하였고, 그 외의 정보는 정보공개법 제9조제1항제5호에 따른 비공개대상정보에 해당된다는 이유로 비공개하기로 결정하였다. 나. 피청구인의 2009. 12. 7.자 내부민원(청구인) 면담보고 중 이 사건 정보 관련 사항에 대하여 살펴보면, 허가사항 범위를 초과하여 아토피성 피부염에 ○○○○감마주를 투여시 급여 인정기준과 관련하여 이 사건 정보와 관련하여 다음과 같은 내용을 요청한 것으로 기재되어 있다. 1) ●●분과위원회(2006. 3. 8.)에서 논의 당시 회의자료에 실린 의학적 근거자료(교과서, 임상연구논문 및 ●●학회의견 등) 및 회의내용 공개 요청 2) 상기 1)항의 근거자료 및 회의내용 공개가 안된다면 그 법적 근거 다. 피청구인이 2006. 3. 8.자 개최한 ●●분과위원회에서는 광주지원에서 의뢰한 ‘표준요법에 반응한 경우의 의미’와 ‘적정표준요법의 치료기간’에 대한 안건을 논의하였는데, 피청구인이 2009. 12. 14. 청구인에게 통보한 회신에 따르면, 이 사건 정보와 관련하여 다음과 같이 기재되어 있다. 1) ○○○○감마주사제는 허가사항 범위를 초과하여 ‘표준요법에 반응이 없는 중증의 아토피성 피부염’에 사용할 수 있도록 고시되어 있는 약제임 2) 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회에서 결정된 내용 및 심의당시 한 자료목록 ㅇ 결정 내용 : ○○감마주사제 급여 인정기준 중 ‘표준요법의 의미’와 ‘적정표준요법의 치료기간’에 대하여 관련 문헌 및 관련 학회 의견 등을 하여 심의한 결과 ‘국소 스테로이드, 국소 calcineurin 억제제, 전신 스테로이드제, 항히스타민, 항생제, 광선치료 등의 표준요법을 통상 12개월간 시도하여도 호전을 보이지 않는 심한 아토피 피부염’인 경우로 결정됨 ㅇ 심의당시 한 자료목록 - ●●학(대한●●학회교과서편찬위원회, 개정4판, 2001년, p 165) - 정** 등, 아토피 피부염에서 감마 인터페론의 치료효과, 소아알레르기 및 호흡기 학회지 제9권 제2호(p 200∼209, 1999) - 대한●●학회지 1996년 초록 3) 청구인이 요청한 의사결정과정에 제공된 회의 관련 자료(이 사건 정보①)나 의사결정과정이 기록된 회의록(이 사건 정보 ②) 등은 정보공개법 제9조제1항제5호에 따라 비공개대상정보에 해당됨 라. 피청구인의 2009. 5. 20.자, 2010. 5. 18.자 2009년도 및 2010년도 문서이관 및 폐기결과보고에 따르면, 이 사건 정보 ①과 관련하여 다음과 같이 기재되어 있다. 1) 2009년도 문서 이관 사항 : 심사실에서 2004년∼2007년에 생산한 보존기간 3년∼5년의 문서를 이관함 2) 2010년도 문서 폐기 사항 : 심사실에서 2006년에 생산한 보존기간 3년인 심사 보완자료 요청관련철을 2010. 4. 26. 폐기함 마. 피청구인 소속기관인 광주지원의 2009. 11. 23.자 “자료실 통합운영에 따른 이관 및 폐기결과보고”에 따르면, 이 사건 정보 ①과 관련하여 다음과 같이 기재되어 있다. ㅇ 보존기간이 만료된 문서를 2009. 11. 12. 폐기함 바. 청구인은 2010. 1. 8.(행정심판청구일과 동일) 피청구인에게 ‘피청구인이 비공개로 결정한 이유에 대하여 정보공개법 제9조제1항제5호의 어느 사항에 어떤 사유로 해당하는지, 결정된 사유와 근거자료를 답변해 달라는 것’을 내용으로 하는 “약제급여 관련 기준 정보 비공개건”을 제출하였다. 사. 이에 피청구인은 2010. 1. 14. 청구인에게 다음과 같은 내용으로 “약제급여 관련 기준정보 비공개건에 대한 회신”을 하였다. 1) 정보공개청구한 자료 중 ●●분과위원회(2006. 3. 8.)의 원본자료는 「사무관리규정」 제42조제2항의 서류 보존기간 경과에 따라 더 이상 보존 및 관리하고 있지 않음 2) 비공개결정한 사유는 정보공개법 제9조제1항제5호의 ‘의사결정과정’에 있는 정보로 비공개 결정함 아. 피청구인의 「사무관리규정」에 따르면, 심사보완자료 관련철의 문서 보존기간은 기록물의 보존기간별 분류기준 및 기록물분류기준표에 의하면 3년인데, 보존기간이 경과한 문서는 폐기하도록 규정되어 있다. 자. 피청구인이 2010. 7. 5. 우리 위원회에 제출한 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회의 회의내용 요약자료인 “아토피성피부염에 투여된 ○○감마주 인정여부에 대하여(3사례)”의 주요내용을 살펴보면, “가) 부의요지, 나) ○○감마주 약제에 대하여, 다) 청구내역 및 진료내역(3개 사례) 및 심사조정사유, 라) 동건 관련 이의신청사유, 마) 관련 학회의견, 바) 참고사항(참고문헌 및 ○○감마주가 허가초과범위인 아토피성 피부염에 대한 논의당시 학회의견 등), 사) 안건요지, 아) 분과위원회 결정사항 및 사유 등”이 기재되어 있고, 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회의 회의록에는 “각 위원의 발언 내용 등”이 기재되어 있다. 차. 우리 위원회는 2010. 7. 22. 이 사건 정보 중 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회의 회의내용 요약자료 중 학회의견[마) 관련 학회의견, 바) 참고사항 중 ○○감마주가 허가초과범위인 아토피성 피부염에 대한 논의당시 학회의견]과 관련이 있는 대한●●학회에 정보공개에 대한 의견제출을 요청하였고, 대한●●학회는 2010. 7. 27. 우리 위원회에 위 학회의견에 대하여 비공개 요청을 하였다. 6. 이 사건 청구의 행정심판적격 여부 및 이 사건 처분의 위법·부당 여부 가. 정보공개법 제2조제1호, 제2호, 제3조에 의하면, 공공기관의 보유·관리하는 정보는 공개하도록 되어 있고, 여기서 말하는 ‘정보’라 함은 공공기관이 직무상 작성 또는 취득하여 관리하고 있는 문서·도면·사진·필름·테이프·슬라이드 및 그 밖에 이에 준하는 매체 등에 기록된 사항을 말하며, ‘공개’라 함은 정보를 열람하게 하거나 그 사본·복제물을 교부하는 것 또는 「전자정부법」 제2조제7호의 규정에 의한 정보통신망을 통하여 정보를 제공하는 것 등을 말한다고 되어 있다. 한편, 정보공개제도는 위와 같이 공공기관이 보유·관리하는 정보를 그 상태대로 공개하는 제도이므로 공개를 구하는 정보를 공공기관이 보유·관리하고 있을 상당한 개연성이 있다는 점에 대해서는 원칙적으로 공개를 청구한 자에게 그 입증책임이 있고, 공공기관이 개개의 기초 정보자료를 문서 등 유체물의 형태로 보유하고 있어 해당 정보를 쉽게 생성할 수 있는 경우가 아니라면 해당 정보를 보유하고 있지 않다는 이유로 정보공개를 거부하는 것이 위법하다고 할 수 없다. 한편, 「행정심판법」 제9조제1항에 의하면, 취소심판청구는 처분의 취소 또는 변경을 구할 법률상 이익이 있는 자가 제기할 수 있다고 되어 있다. 나. 또한, 정보공개법 제3조에 의하면, 공공기관이 보유·관리하는 정보는 같은 법이 정하는 바에 따라 공개하여야 한다고 하여 정보공개가 원칙임을 규정하면서, 다만 같은 법 제9조제1항 각호에서 예외적으로 비공개할 수 있는 사유를 나열하고 있는데, 같은 항 제5호에 따르면, 감사·감독·검사·시험·규제·입찰계약·기술개발·인사관리·의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행이나 연구·개발에 현저한 지장을 초래한다고 인정할 만한 상당한 이유가 있는 정보는 공개하지 아니할 수 있도록 되어 있다. 위 규정에서 “감사·감독·검사·시험·규제·입찰계약·기술개발·인사관리·의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항”은 비공개대상정보를 예시적으로 열거한 것이라고 할 것이므로, 의사결정과정에 제공된 회의관련자료나 의사결정과정이 기록된 회의록 등은 의사가 결정되거나 의사가 집행된 경우에는 더 이상 의사결정과정에 있는 사항 그 자체라고는 할 수 없으나, 의사결정과정에 있는 사항에 준하는 사항으로서 비공개대상정보에 포함될 수 있다고 할 것이다. 한편, 위 제5호에서 규정하고 있는 ‘공개될 경우 업무의 공정한 수행에 현저한 지장을 초래한다고 인정할 만한 상당한 이유가 있는 경우’라 함은 같은 법 제1조의 정보공개제도의 목적 및 같은 법 제9조제1항제5호의 규정에 의한 비공개대상정보의 입법취지 등에 비추어 볼 때, 공개될 경우 업무의 공정한 수행이 객관적으로 현저하게 지장을 받을 것이라는 고도의 개연성이 존재하는 경우를 의미한다고 할 것이고, 여기에 해당하는지 여부는 비공개에 의하여 보호되는 업무수행의 공정성 등의 이익과 공개에 의하여 보호되는 국민의 알권리의 보장과 국정에 대한 국민의 참여 및 국정운영의 투명성 확보 등의 이익을 비교·교량하여 구체적인 사안에 따라 신중하게 판단되어야 한다(대법원 2003. 8. 22. 선고 2002두12946 판결 ). 다. 이 사건 정보 ①인 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회 의사결정과정에 제공된 회의 관련 자료에 대해 살펴보면, 이 사건 정보 ①은 ●●분과위원회(2006. 3. 8.)의 원본자료(이하 ‘이 사건 정보 ① 원본자료’라 한다) 및 요약자료(이하 ‘이 사건 정보 ① 요약자료’라 한다)로 구성되어 있으며, 요약자료는 학회의견 등으로 구성되어 있는데, 피청구인은 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회 의사결정과정에 제공된 회의 관련 자료가 정보공개법 제9조제1항제5호의 비공개대상정보에 해당한다는 이유로 정보비공개결정통지를 하였다. 1) 먼저, ‘이 사건 정보 ① 원본자료’에 대하여 살펴보면, 위 인정사실에 의하면, 피청구인이 2009. 11. 12. 및 2010. 4. 26. 이 사건 정보 ① 원본자료를 폐기하여 피청구인은 이 사건 정보 ① 원본자료 관련 정보를 보유하고 있지 않는 것이 인정되고, 피청구인이 이 사건 정보 ① 원본자료를 별도로 보유·관리하고 있다고 인정할 만한 특별한 사정이 없으므로 청구인이 피청구인에게 이 사건 정보 ① 원본자료의 공개거부처분의 취소를 구할 법률상 이익이 있다고 할 수 없으므로 이 사건 정보 ① 원본자료에 대한 청구는 행정심판 제기요건을 갖추지 못한 부적법한 청구이다. 2) 다음으로, ‘이 사건 정보 ① 요약자료’에 대해 살펴보면, 피청구인이 보유하고 있는 이 사건 정보 ① 요약자료 중 관련 학회의견은 ○○감마주사제 급여 인정기준과 관련한 심사의견 등을 담고 있어 위 정보가 공개될 경우 관련 학회는 자신의 판단내용의 공개에 따른 부담으로 인한 심리적 압박을 받을 수밖에 없고, 향후 각종 약제의 급여인정과 관련하여 이익집단 등 외부로부터 부당한 영향을 받을 수 있으며, 그로인해 학회의견의 자유롭고 활발한 의사표명이나 의견수렴에 상당한 제약을 초래하여 업무의 원활하고 공정한 수행을 현저히 저해할 우려가 있다고 보인다. 또한, 관련 학회인 대한●●학회가 위 학회의견에 대하여 우리 위원회에 비공개 요청을 한 점을 감안해보면 비공개에 의하여 보호되는 업무수행의 공정성 등의 이익이 공개에 의하여 보호되는 국민의 알권리 보장 등의 이익보다 적다고 할 수 없으므로 이 사건 정보 ① 요약자료 중 관련 학회의 의견[마) 관련 학회의견, 바) 참고사항 중 ○○감마주가 허가초과범위인 아토피성 피부염에 대한 논의당시 학회의견]을 공개하지 않는 것이 위법·부당하다고 할 수 없다. 그 외 이 사건 정보 ① 요약자료 중 “가) 부의요지, 나) ○○감마주 약제에 대하여, 다) 청구내역 및 진료내역(3개 사례) 및 심사조정사유, 라) 동건 관련 이의신청사유, 바) 참고사항(○○감마주가 허가초과범위인 아토피성 피부염에 대한 논의당시 학회의견은 제외), 사) 안건요지, 아) 분과위원회 결정사항 및 사유 등”의 정보는 더 이상 의사결정과정에 있는 사항 그 자체라고 할 수 없으며 이러한 의사결정과정에 있던 자료가 공개된다 하여 공개될 경우 업무의 공정한 수행에 현저한 지장을 초래한다고 인정할 만한 상당한 이유가 있는 경우에 해당된다고 볼 수도 없는바, 이 사건 정보 ① 요약자료 중 관련 학회의 의견을 제외한 정보는 정보공개법 제9조제1항제6호의 비공개대상 정보에 해당하지 않는다 할 것이다. 따라서 이 사건 정보 ① 요약자료 중 관련 학회의견[마) 관련 학회의견, 바) 참고사항 중 ○○감마주가 허가초과범위인 아토피성 피부염에 대한 논의당시 학회의견]을 제외한 나머지 정보가 정보공개법 제9조제1항제6호의 비공개대상 정보에 해당한다는 이유로 이 사건 정보 ① 요약자료 전체를 공개하지 않은 피청구인의 처분은 위법·부당하다. 라. 이 사건 정보 ②인 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회 의사결정과정이 기록된 회의록에 대해 살펴보면, 피청구인이 보유하고 있는 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회 의사결정과정이 기록된 회의록은 관련 학회의 의견과 전문가들로 구성된 위원들이 ○○감마주사제 급여 인정기준과 관련한 심사의견 등을 담고 있어 위 정보가 공개될 경우 관련 학회 및 위원들은 자신의 판단내용의 공개에 따른 부담으로 인한 심리적 압박을 받을 수밖에 없고, 향후 각종 약제의 급여인정과 관련하여 외부로부터 부당한 영향을 받을 수 있으며, 그로인해 위원들의 자유롭고 활발한 의사표명이나 토론에 상당한 제약을 초래하여 업무의 원활하고 공정한 수행을 현저히 저해할 우려가 있다고 보인다. 따라서 비공개에 의하여 보호되는 업무수행의 공정성 등의 이익이 공개에 의하여 보호되는 국민의 알권리 보장 등의 이익보다 적다고 할 수 없으므로 이를 공개하지 않는 것이 위법·부당하다고 할 수 없다. 8. 결 론 그렇다면, 청구인의 청구 중 2006. 3. 8.자 ●●분과위원회 의사결정과정에 제공된 회의관련 자료에 대한 청구부분 중 회의관련 자료의 원본자료에 대한 부분은 심판제기요건을 결한 부적합한 청구이므로 각하하기로 하고, 회의관련 자료의 요약자료 중 관련 학회의견[마) 관련 학회의견, 바) 참고사항 중 ○○감마주가 허가초과범위인 아토피성 피부염에 대한 논의당시 학회의견]을 제외한 나머지 부분은 공개하기로 하며, 나머지 청구는 청구인의 주장을 받아들이지 않기로 하여 주문과 같이 재결한다. 참조 조문 ◎ 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제2조 (정의) 이 법에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "정보"라 함은 공공기관이 직무상 작성 또는 취득하여 관리하고 있는 문서(전자문서를 포함한다. 이하 같다)·도면·사진·필름·테이프·슬라이드 및 그 밖에 이에 준하는 매체 등에 기록된 사항을 말한다. 2. "공개"라 함은 공공기관이 이 법의 규정에 의하여 정보를 열람하게 하거나 그 사본·복제물을 교부하는 것 또는 「전자정부법」 제2조제7호의 규정에 의한 정보통신망(이하 "정보통신망"이라 한다)을 통하여 정보를 제공하는 것 등을 말한다. 3. "공공기관"이라 함은 국가기관, 지방자치단체, 정부투자기관관리기본법 제2조의 규정에 의한 정부투자기관 그 밖에 대통령령이 정하는 기관을 말한다. 제3조 (정보공개의 원칙) 공공기관이 보유·관리하는 정보는 이 법이 정하는 바에 따라 공개하여야 한다. 제9조 (비공개대상정보) ①공공기관이 보유·관리하는 정보는 공개대상이 된다. 다만, 다음 각호의 1에 해당하는 정보에 대하여는 이를 공개하지 아니할 수 있다. 1. 다른 법률 또는 법률이 위임한 명령(국회규칙·대법원규칙·헌법재판소규칙·중앙선거관리위원회규칙·대통령령 및 조례에 한한다)에 의하여 비밀 또는 비공개 사항으로 규정된 정보 2. 국가안전보장·국방·통일·외교관계 등에 관한 사항으로서 공개될 경우 국가의 중대한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보 3. 공개될 경우 국민의 생명·신체 및 재산의 보호에 현저한 지장을 초래할 우려가 있다고 인정되는 정보 4. 진행중인 재판에 관련된 정보와 범죄의 예방, 수사, 공소의 제기 및 유지, 형의 집행, 교정, 보안처분에 관한 사항으로서 공개될 경우 그 직무수행을 현저히 곤란하게 하거나 형사피고인의 공정한 재판을 받을 권리를 침해한다고 인정할 만한 상당한 이유가 있는 정보 5. 감사·감독·검사·시험·규제·입찰계약·기술개발·인사관리·의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행이나 연구·개발에 현저한 지장을 초래한다고 인정할 만한 상당한 이유가 있는 정보 6. 당해 정보에 포함되어 있는 이름·주민등록번호 등 개인에 관한 사항으로서 공개될 경우 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있다고 인정되는 정보. 다만, 다음에 열거한 개인에 관한 정보는 제외한다. 가. 법령이 정하는 바에 따라 열람할 수 있는 정보 나. 공공기관이 공표를 목적으로 작성하거나 취득한 정보로서 개인의 사생활의 비밀과 자유를 부당하게 침해하지 않는 정보 다. 공공기관이 작성하거나 취득한 정보로서 공개하는 것이 공익 또는 개인의 권리구제를 위하여 필요하다고 인정되는 정보 라. 직무를 수행한 공무원의 성명·직위 마. 공개하는 것이 공익을 위하여 필요한 경우로써 법령에 의하여 국가 또는 지방자치단체가 업무의 일부를 위탁 또는 위촉한 개인의 성명·직업 7. 법인·단체 또는 개인(이하 "법인등"이라 한다)의 경영·영업상 비밀에 관한 사항으로서 공개될 경우 법인등의 정당한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보. 다만, 다음에 열거한 정보를 제외한다. 가. 사업활동에 의하여 발생하는 위해로부터 사람의 생명·신체 또는 건강을 보호하기 위하여 공개할 필요가 있는 정보 나. 위법·부당한 사업활동으로부터 국민의 재산 또는 생활을 보호하기 위하여 공개할 필요가 있는 정보 8. 공개될 경우 부동산 투기·매점매석 등으로 특정인에게 이익 또는 불이익을 줄 우려가 있다고 인정되는 정보 ②공공기관은 제1항 각호의 1에 해당하는 정보가 기간의 경과 등으로 인하여 비공개의 필요성이 없어진 경우에는 당해 정보를 공개대상으로 하여야 한다. ③공공기관은 제1항 각 호의 범위 안에서 당해 공공기관의 업무의 성격을 고려하여 비공개대상정보의 범위에 관한 세부기준을 수립하고 이를 공개하여야 한다. ◎ 행정심판법 제9조 (청구인적격) ①취소심판청구는 처분의 취소 또는 변경을 구할 법률상 이익이 있는 자가 제기할 수 있다. 처분의 효과가 기간의 경과, 처분의 집행 그 밖의 사유로 인하여 소멸된 뒤에도 그 처분의 취소로 인하여 회복되는 법률상 이익이 있는 자의 경우에는 또한 같다. ◎ 건강보험심사평가원 사무관리규정 제47조(문서의 정리 및 이관) ①문서를 정리하여 이관하는 부서는 전년도에 완결된 기록물을 다음해 2월말까지 정리하여야 하며, 기록물의 정리는 다음 각 호의 사항을 포함하여 실시한다. ② 문서중 기록물분류기준표에 이관대상으로 분류된 문서는 처리부에서 보존기간의 기산일부터 1년의 범위내에서 보존한 후 별지 제15호서식에 의거 문서부서로 이관한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일부터 3년의 범위내에서 문서의 이관시기를 연장할 수 있으며, 이 경우에는 사전에 문서부서에 별지 제15호의 3 서식의 기록물이관연기신청서를 전산으로 작성·제출하여 협의하여야 한다. 제52조(폐기) ①보존기간이 경과한 문서는 결재권자의 승인을 받아 이를 폐기하고 별지 제12호 서식의 기록물철등록부에 폐기일자를 기입하여야 한다. 다만, 보존기간이 준영구인 문서로서 보존가치가 소멸된 문서 또는 제51조제1항의 규정에 의하여 마이크로필름에 수록된 문서는 당해문서의 보존기간에 불구하고 이를 폐기할 수 있다. ②제47조의 규정에 의하여 이관된 보존문서의 폐기는 문서업무담당부서에서 한다. ③처리부서에서는 모든 문서를 일체 폐기할 수 없으며, 폐기대상 문서는 당해 자료관으로 이관하여 폐기하여야 한다. ④폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 않고 재생·활용할 수 있도록 한다. ⑤자료관에서 보존중인 문서(비밀문서는 제외한다)를 폐기할 경우에는 생산부서의 장에게 의견조회 후 공공기관의기록물관리에관한법률 시행규칙 제49조에 의하여 문서폐기심의회의 심의를 거쳐 문서부서의 장이 지정하는 직원이 행한다.