채용 과정에서의 개인정보 보호를 위한 제도,관행 개선 권고

Ⅰ. 권고의 배경 채용 과정에서 구직자가 제출하는 입사지원서, 자기소개서 및 증명서류 등의 채용서류는 다량의 개인정보를 포함하고 있고, 2014. 1. 21. 채용절 차의 공정화에 관한 법률 (이하 "채용절차법"이라 한다)의 제정으로 채용서 류의 반환 및 파기 등 구직자의 개인정보 보호를 위한 제도적 장치가 마련 되었다. 그러나 채용기관에서 아직 채용절차법 의 내용과 취지를 충분히 인식하 고 있지 못하여 채용서류 반환 등 제도의 시행에 미온적이고, 온라인으로 제출된 채용서류의 내용이 인터넷에서 쉽게 노출되는 등 채용 과정 상 구 직자의 개인정보 보호에 미흡한 점이 있는 것으로 나타났다. 이에 「국가인권위원회법」 제19조 제1호와 제25조 제1항에 따라 채용 과 정에서 구직자의 개인정보 및 개인정보자기결정권이 보다 충실히 보호될 수 있도록 하기 위한 방안을 채용절차법 을 중심으로 검토하였다. Ⅱ. 판단 및 참고기준 「헌법」제10조, 제17조와 「개인정보 보호법」 등에 따라 판단하고, OECD의 프라이버시 보호와 개인정보의 국제적 유통에 관한 가이드라인 중 개인정보 보호 원칙 등을 참고하였다. Ⅲ. 판단 1. 채용서류 보관·반환 파기 제도의 시행 현황 가. 채용절차법 상 채용서류 반환 및 파기 2016년 현재 상시 100명 이상(2017년부터는 30명 이상) 근로자를 고용 하고 있는 사업장, 공무원이 아닌 사람을 채용하는 국가와 지방자치단체, 공공기관 및 지방공사 공단 등은 180일 이내의 범위에서 구인자가 정한 기 간 내에 구직자의 청구가 있으면 채용서류를 반환하여야 한다. 다만, 현행 법상 홈페이지 또는 전자우편으로 제출되었거나 구직자가 구인자의 요구 없이 자발적으로 제출한 채용서류는 반환 의무 대상이 아니다. 또한, 채용서류 반환 청구기간이 지났거나 채용서류를 반환하지 아니한 경우에는 개인정보 보호법 에 따라 채용서류를 파기하여야 한다. 나. 채용서류 반환 제도 시행 현황 민간 취업정보 업체인 "인쿠르트"의 조사에 따르면, 2016년 1월 현재 채 용서류 반환을 시행하는 기업은 절반 정도에 불과한 것으로 나타났다. 또한, 국가인권위원회가 2016. 4. 1.부터 4. 8.까지 인사혁신처에서 운영 하는 “나라일터 웹사이트(http://www.gojobs.go.kr)”에 게시된 국가, 지방자 치단체 및 공공기관 등의 비공무원 채용공고 중 비전자적 방법으로 채용서 류를 제출할 수 있도록 한 88건의 사례를 분석한 결과, 채용공고에 채용서 류 반환이 가능함을 명시한 경우는 11건(12.5%)에 그친 반면, 채용서류를 반환하지 않는다고 명시한 경우가 71건(80.7%)이었으며, 채용서류 반환 여 부에 대해 명시하지 않은 경우도 6건(6.8%)으로 확인되는 등 공공부문의 채 용서류 반환 시행률이 민간기업에 비하여 크게 낮은 것으로 나타났다. 다. 채용서류 보관 및 파기 현황 상당수의 민간 기업은 채용서류 반환 청구기간이 지났거나, 채용서류 반환 대상이 아닌 경우 인재 풀(Pool) 관리 및 상시채용 등을 이유로 채용 되지 않은 구직자의 채용서류를 파기하지 않고 상당 기간 보관하는 경우가 많은 것으로 나타났다. 공공부문 역시 위 88건의 채용공고 중 채용 절차 종료 후 1개월 이내 에 채용서류를 파기한 경우는 24건(27.3%)인 반면, 2년 이상 또는 준영구 보관하는 경우가 25건(28.4%), 보관기간 자체를 명시하지 않거나 불명확한 경 우가 32건(36.4%) 등으로 나타나 대부분의 공공기관은 구직자 채용 여부 결 정 후에도 채용서류를 파기하지 않고 장기간 보관하는 것으로 나타났다. 2. 채용서류 보관·반환 파기 제도에 대한 개선방안 검토 가. 전자적으로 제출된 채용서류에 대한 개인정보 보호 방안 마련 최근 민간기업은 대부분의 채용서류를 홈페이지, 전자우편 등을 통하여 제출하도록 하고 있으며, 이와 같이 전자적 방법으로 제출된 채용서류는 해 킹, 복제 등으로 인한 개인정보 침해의 우려가 있음에도 불구하고 채용절 차법 상 반환 대상에서는 제외되어 있다. 따라서, 전자적 방법으로 제출된 채용서류에 대해서는 구인자로 하여금 개인정보 보호법 에 따라 안전성 확보 조치를 취하도록 하거나, 채용 여부 결정 이후 채용서류를 일정기간 보관하여야 하는 경우 구직자가 원하면 언 제든지 그 파기를 요구할 수 있는 권리 등을 채용절차법 에 명시하는 것 이 필요하다. 나. 채용서류 반환 시 사본 보관의 금지 구인자가 구직자의 청구에 따라 채용서류 원본을 반환하더라도 그에 대한 사본을 보관한다면 그 사본이 구인자 또는 제3자에 의하여 임의로 이 용될 수 있고, 적정한 방법에 의하여 사본이 관리되지 못할 경우에는 개인 정보의 유출 변조 훼손 등의 우려도 존재한다. 따라서 채용절차법 에 구인자가 구직자의 청구에 따라 채용서류의 원본 을 반환할 경우 그에 대한 사본을 만들어 보관하여서는 아니 된다는 것을 명 시적으로 규정하는 것이 필요하다. 다. 채용서류 반환 청구 등으로 인한 채용 상 불이익 금지 민간 취업정보 업체 "사람인"의 2015. 6. 구직자 대상 설문조사에 따르 면, 대부분의 구직자는 채용서류 반환 제도에 대해 매우 긍정적으로 평가하 고 있음에도 불구하고 상당수가 재지원 시 불이익을 우려하여 채용서류 반 환 제도의 활용을 기피하는 것으로 나타나고 있다. 또한 상당수의 기업은 반환청구자가 재지원 시 채용서류 반환 청구를 이유로 불이익을 줄 의사를 가지고 있는 것으로 나타나고 있어, 채용서류 반환 제도가 유명무실화될 우 려가 크다고 보인다. 따라서 구직자가 채용서류의 반환 파기를 청구하였다는 이유로 채용에 불이익을 주는 등의 행위를 금지하고, 이를 위반할 경우 과태료 부과 등의 제재 규정을 마련하는 것이 필요하다고 판단된다. 라. 채용서류 파기 시점의 명확화 및 관리·감독 강화 채용절차법 제11조 제3항은 "구직자의 반환 청구에 대비하여 대통령 령으로 정하는 기간 동안 채용서류를 보관하여야 한다"고 명시하고 있으며, 같은 법 시행령 제3조는 채용서류의 보관 기간을 구직자의 반환 청구기간 (구직자의 채용 여부가 확정된 날 이후 14일부터 180일까지의 기간의 범위 에서 구인자가 정한 기간) 또는 구인자가 특수취급우편물을 발송하거나 전 달한 시점까지의 기간으로 정하고 있다. 또한 채용절차법 제11조 제4항은 “구인자는 대통령령으로 정한 반환의 청구기간이 지난 경우 및 채용서류를 반환하지 아니한 경우에는 「개인정보 보호법」에 따라 채용서류를 파기하 여야 한다”고 규정하고 있다. 한편, 개인정보 보호법 제21조는 “개인정보처리자는 보유기간 경과, 개인정보 처리 목적 달성 등 더 이상 개인정보가 불필요하게 된 때 지체 없이 파기하여야 한다”고 규정하고 있는데, 이와 관련하여 고용노동부 채 용절차 공정화에 관한 법률 업무 매뉴얼(2015. 3.)(이하 “업무 매뉴얼”이라 고 한다) 은 "채용 여부가 확정되면 확정된 채용대상자를 제외한 구직자의 채용서류를 지체 없이(5일 이내에) 파기하여야 할 것"이라고 명시하고 있다. 그러나, 위 업무 매뉴얼의 지침은 채용서류의 보관 기간을 구직자의 반 환 청구기간으로 정하고 있는 채용절차법 제11조 제3항과 같은 법 시행령 제3조의 규정에 부합하지 않으므로 그 조항에 맞게 이를 개정하여야 한다. 또한 위 업무 매뉴얼의 지침에도 불구하고, 상당수의 채용기관이 채용 여부가 확정된 이후에도 채용서류를 장기간 보관하고 있고, 보관 기간도 채 용기관별로 큰 편차가 있으며, 많은 구직자가 그 보관 목적과 기간에 대해 제대로 인지하지 못하고 있는 문제가 있다. 이를 개선하기 위해서는 위 업 무 매뉴얼의 개정 이후에 개정된 규정에 따라서 채용서류가 파기되고 있는 지 꾸준히 점검·감독할 필요가 있다. 마. 공공부문에서의 채용서류 반환 제도 시행률 제고 채용절차법 에 따라 공공부문 역시 공무원이 아닌 사람을 채용할 경우 채용서류 반환 제도를 시행해야 할 법적 의무가 있을 뿐 아니라 채용 절차의 공정성 확보 및 구직자의 권리 보호에 선도적인 역할을 수행하여야 한다. 공공부문은 민간기업과 달리 여전히 방문 또는 우편 등 비전자적 방법에 의하여 채용서류를 제출하도록 하는 경우가 많음에도 불구하고, 공공부문에 서의 채용서류 반환 제도 시행률이 민간기업에 비하여 크게 낮은 것은 시 급히 개선되어야 할 문제이다. 따라서, 채용절차법 의 소관 부처인 고용노동부는 국가, 지방자치단체 및 공공기관 등에 대하여 채용서류 반환 등 제도의 취지 및 내용을 보다 적극적으로 안내 홍보하고, 그 시행률을 제고하기 위하여 노력해야 한다. Ⅳ. 결론 이상과 같은 이유로 국가인권위원회법 제25조 제1항에 따라 주문과 같 이 권고하기로 결정한다.