직원이 안 쓴 연차수당, 법대로 안 주려면? 사장님 필독 가이드

01직원이 안 쓴 연차, 돈으로 줘야 하나요?

네, 직원이 쓰지 않은 연차는 수당으로 지급하는 것이 원칙입니다. 법적으로 1년간 80% 이상 출근한 직원에게 발생하는 연차유급휴가는, 발생일로부터 1년간 사용할 수 있는데요. 이 기간에 다 쓰지 못하고 소멸된 연차는 '연차유급휴가 미사용 수당'으로 보상해 줘야 합니다.

하지만 사장님께서 **근로기준법 제61조에 명시된 '연차 사용 촉진 제도'**를 모든 단계에 걸쳐 정확히 이행하셨다면 지급 의무가 면제됩니다. 이 제도를 제대로 활용하지 않았다면, 퇴사한 지 한참 지난 직원이 찾아와도 3년치까지는 지급해야 할 수 있어 미리 알아두시는 게 정말 중요합니다.

예시: 작년에 퇴사한 직원이 갑자기 "재직 중 못 쓴 연차 8일치 수당을 달라"고 연락 온 상황. 우리 가게는 직원이 5명 이상이고, 따로 연차 사용을 권장하는 서류를 보낸 적은 없다면? 사장님은 법적으로 미사용 연차수당을 지급해야 합니다.

02안 쓴 연차, 돈 안 줘도 되는 유일한 방법은?

사장님들이 가장 궁금해하시는 지점이죠. 연차수당 지급 의무를 면제받을 수 있는 유일한 방법은 법에서 정한 '연차 사용 촉진 제도'를 절차대로 이행하는 것입니다. 어설프게 챙기면 안 하느니만 못할 수 있으니, 아래 절차를 꼼꼼히 확인해 보세요.

근로기준법 제61조는 직원의 근속 기간에 따라 촉진 절차를 두 가지로 나누고 있습니다.

1. 계속 근로 기간 1년 이상인 직원

1년 이상 근무해서 한 번에 15일 이상 연차가 발생한 직원이 대상입니다. 두 번에 걸쳐 서면으로 알려야 합니다.

• 1차 촉진 (사용 기간 끝나기 6개월 전 기준, 10일 이내)

• 무엇을: 사장님은 직원별로 남은 연차 일수를 알려주고, 언제 사용할지 사용 시기를 정해 통보하도록 서면으로 촉구해야 합니다. (근로기준법 제61조 제1항 제1호)

• 언제까지: 연차 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 해야 합니다. 예를 들어 1월 1일 입사자라면, 그 해 7월 1일부터 7월 10일 사이에 해야 합니다.

• 2차 촉진 (사용 기간 끝나기 2개월 전까지)

• 무엇을: 1차 촉진에도 불구하고 직원이 10일 이내에 사용 계획을 통보하지 않으면, 사장님이 직접 남은 연차의 사용 시기를 지정해서 서면으로 통보해야 합니다. (근로기준법 제61조 제1항 제2호)

• 언제까지: 연차 사용 기간이 끝나기 2개월 전까지는 직원에게 알려줘야 합니다.

2. 계속 근로 기간 1년 미만인 직원

1년 미만 근무 기간 중 매달 1일씩 생기는 연차에도 촉진 제도를 적용할 수 있지만, 절차가 더 복잡합니다.

• 1차 촉진 (최초 1년 근로기간 끝나기 3개월 전 기준, 10일 이내)

• 무엇을: 1년 미만 기간 중 발생한 연차에 대해 남은 일수를 알려주고 사용 시기를 정해 통보하도록 서면으로 촉구합니다. (근로기준법 제61조 제2항 제1호)

• 단, 이 촉구 이후에 새로 발생한 연차에 대해서는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전을 기준으로 5일 이내에 다시 촉구해야 합니다.

• 2차 촉진 (최초 1년 근로기간 끝나기 1개월 전까지)

• 무엇을: 1차 촉구에도 직원이 계획을 내지 않으면, 사장님이 사용 시기를 지정해 서면으로 통보합니다. (근로기준법 제61조 제2항 제2호)

• 단, 위 1차 촉진 단서에 따라 다시 촉구한 휴가에 대해서는, 최초 1년 근로기간이 끝나기 10일 전까지 서면 통보해야 합니다.

03연차수당, 대체 얼마를 어떻게 계산해야 하나요?

연차 사용 촉진을 하지 못해 수당을 지급해야 한다면, 정확한 금액을 계산해야 합니다. 연차수당은 보통 '1일 통상임금'을 기준으로 계산하며, 계산식은 간단합니다.

연차 미사용 수당 = 1일 통상임금 × 남은 연차일수

여기서 핵심은 우리 가게의 '통상임금'이 무엇인지 정확히 아는 것입니다. 통상임금이란, 직원에게 정기적이고 일률적으로 지급하기로 정한 임금입니다. 기본급, 직무수당, 직책수당처럼 매달 고정적으로 나가는 돈이 여기에 해당합니다.

반면, 근무 실적에 따라 달라지거나 부정기적으로 지급되는 돈은 통상임금에서 제외될 가능성이 높습니다. 법령에서도 1개월을 초과하는 기간에 걸친 사유에 의하여 산정되는 장려금ㆍ능률수당 또는 상여금이나 그 밖에 부정기적으로 지급되는 각종 수당은 통상임금에 포함되지 않는 임금으로 보고 있습니다. (최저임금법 시행규칙 제2조 등 참고)

우리 가게 급여 항목 중 어떤 것이 통상임금에 들어가는지 아래 표를 보고 판단해 보세요.

헷갈리는 수당이 있다면, 고용노동부나 노무 전문가를 통해 우리 가게의 급여 항목이 통상임금에 해당하는지 미리 점검해두시는 것이 좋습니다.

04퇴사한 직원이 뒤늦게 청구하면 어떡하죠?

가장 당황스러운 경우지만, 법적으로 충분히 가능한 일입니다. 연차수당도 임금에 해당하므로, 임금채권 소멸시효인 3년이 적용되기 때문입니다. 즉, 직원은 권리가 발생한 날로부터 3년 안에 청구할 수 있습니다.

여기서 중요한 것은 '권리가 발생한 날'이 퇴사일이 아니라는 점입니다. 연차휴가를 사용할 수 있는 1년의 기간이 끝난 **'다음 날'**에 수당 청구권이 발생합니다.

• 예시: 2022년 1월 1일 입사한 직원은 2023년 1월 1일에 15일의 연차가 발생합니다.
• 이 연차의 사용 기한은 2023년 12월 31일까지입니다.
• 만약 이 직원이 연차를 5일 남겼다면, 수당 청구권은 사용 기한이 끝난 다음 날인 2024년 1월 1일에 발생합니다.
• 따라서 이 직원은 2024년 1월 1일부터 3년 뒤인 2026년 12월 31일까지 5일분의 연차수당을 청구할 수 있습니다.

만약 소멸시효가 지나지 않았고, 사장님께서 연차 사용 촉진을 제대로 하지 않으셨다면 지급 의무가 있습니다. 이 경우 감정적으로 대응하기보다는 법적 의무를 확인하고 깔끔하게 지급하는 것이 더 큰 분쟁을 막는 길일 수 있습니다.

05미리 휴무일을 정해 연차를 쓰게 할 수도 있나요?

네, 가능합니다. 가게 사정상 여름휴가 기간이나 명절 전후 브릿지 데이에 다 같이 쉬는 경우가 있죠? 이럴 때 '연차 유급휴가의 대체' 제도를 활용할 수 있습니다.

근로기준법 제62조에 따라, 사장님이 근로자대표와 서면으로 합의하면 특정한 근로일에 직원들을 휴무시키는 대신 연차를 사용한 것으로 처리할 수 있습니다.

다만, 사장님이 일방적으로 지정할 수는 없고 반드시 **'근로자대표와의 서면 합의'**라는 절차를 거쳐야 합니다. "이번 추석 연휴 다음 날은 다 같이 연차 쓰는 걸로 합시다"라고 구두로 공지하는 것만으로는 법적 효력이 없습니다.

지금 사장님이 할 일

1. 전 직원 연차휴가 관리대장부터 만드세요. 직원별 입사일, 연차 발생일, 남은 연차 일수, 사용 만료일을 엑셀이나 노무관리 프로그램에 정리해 한눈에 파악할 수 있도록 만드세요.
2. 연차사용촉진제도 절차를 문서화하세요. 근로기준법 제61조에 맞춰 1차, 2차 촉진을 언제, 어떤 양식으로 보낼지 미리 정해두세요. 실제 발송 시에는 직원이 받았다는 서명을 받거나 이메일 수신 확인 등 증빙을 철저히 챙기셔야 합니다.
3. 급여명세서에 통상임금 항목을 명확히 구분해두세요. 기본급, 직책수당 등 통상임금에 해당하는 항목과 연장근로수당, 성과급 등 통상임금이 아닌 항목을 분리해서 기재하면 나중에 수당 계산 시 분쟁을 줄일 수 있습니다.
4. 직원 퇴사 시, 미사용 연차수당을 반드시 정산하세요. 퇴사일로부터 14일 이내에 지급해야 하는 최종 급여에 미사용 연차수당을 포함하여 지급하는 것이 가장 깔끔합니다. 정산 내역을 서면으로 남겨두면 더욱 좋습니다.
5. '연차 대체' 제도를 검토해 보세요. 정기적으로 가게 전체가 쉬는 날이 있다면, 근로기준법 제62조에 따라 근로자대표와 서면 합의를 통해 연차 대체 제도를 도입하는 것을 고려해볼 수 있습니다.

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※ 이 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며, 개별 사안에 대한 법적 자문이나 해석을 제공하지 않습니다.

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• "매달 20만원씩 주는 차량유지비는 통상임금에 포함되나요?"
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